Постановление администрации Сунского муниципального района Кировской области от 06.06.2013 N 204 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района"
АДМИНИСТРАЦИЯ СУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 июня 2013 г. № 204
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СУНСКОГО РАЙОНА"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области, утвержденным решением Сунской районной Думы от 22.06.2005 № 22, постановлением администрации Сунского муниципального района Кировской области от 08.06.2012 № 152 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области" администрация Сунского района постановляет:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района". Прилагается.
2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном бюллетене органов местного самоуправления Сунского муниципального района Кировской области.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Глава администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
Н.Н.ДЕВЯТЬЯРОВ
Утвержден
постановлением
администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
от 6 июня 2013 г. № 204
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СУНСКОГО РАЙОНА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района" (далее - административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива администрации Сунского района.
1.2. Заявителем для получения муниципальной услуги являются учреждения, организации, предприятия независимо от их форм собственности, а также физические лица, имеющие право на сдачу архивных документов на территории муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области.
1.3. Термины и определения, применяемые в настоящем административном регламенте:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района" (далее - муниципальная услуга).
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальную услугу предоставляет администрация Сунского муниципального района Кировской области в лице муниципального архива, который находится по адресу: 612450, Кировская область, Сунский район, пгт Суна, ул. Большевиков, 1 (кабинет № 15).
2.3. Информация о порядке приема документов предоставляется по телефону: 3-30-46 (код 883369) (от 5 до 25 минут), при личном обращении граждан (от 10 до 25 минут) и представителей организаций.
2.4. Прием документов на постоянное хранение осуществляется главным специалистом по делам архивов по рабочим дням: с понедельника по четверг с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00, в пятницу с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 16-00.
2.5. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.5.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования муниципального архива, а также от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение 1 (одного) дня.
2.5.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение 1 (одного) дня.
2.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления муниципальных и государственных услуг";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007;
Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области;
Положением о муниципальном архиве администрации Сунского района, утвержденным постановлением администрации Сунского района от 11.01.2012 № 3.
2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела и от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:
опись дел постоянного хранения, утвержденная ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области;
историческая справка (при первом приеме документов);
договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц);
заявление о приеме документов в архив (от физических лиц).
2.7.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:
документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;
опись дел по личному составу, согласованная ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.
2.8. Результат предоставления муниципальной услуги:
2.8.1. Комплектование (формирование) муниципального архива документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан.
2.8.2. Полный комплект учетных документов архива.
2.8.3. Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архива (опись дел, документов, картотека).
2.8.4. Сохранность архивных документов.
2.8.5. Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденных, и снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов.
2.8.6. Доступ пользователей к архивным документам.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Оснований для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
2.10.1. Отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение.
2.10.2. Наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.
2.10.3. Отсутствие документов, предусмотренных п. 2.7 настоящего административного регламента.
2.11. Размер платы, взимаемой при предоставлении муниципальной услуги.
Прием документов постоянного и долговременного срока хранения осуществляется бесплатно.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 1 часа.
2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.
2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
Помещение муниципального архива должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03".
Для приема документов отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.
2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Заявитель имеет право:
получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе и в электронной форме;
получать муниципальную услугу в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с жалобой на принятое решение.
Основным количественным показателем доступности муниципальной услуги является количество оформленных и принятых документов.
Основным качественным показателем муниципальной услуги является полный комплект учетных документов.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги осуществляется администрацией Сунского муниципального района Кировской области.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
3.1. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является ведущий специалист по делам архивов, осуществляющий организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
3.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения;
прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций;
прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций;
прием документов от граждан;
обеспечение сохранности архивных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов);
проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов;
выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование;
инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.
3.3. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.
3.4. Прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются муниципальным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций - источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствии у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация - источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документов могут быть заменены их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования.
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
3.5. Прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и администрацией Сунского района. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
3.6. Прием документов от граждан.
Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.7. Обеспечение сохранности архивных документов.
Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилища имеют только сотрудники архива. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.
В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха - 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей и средств хранения. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов.
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:
установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;
уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания);
проверку правильности составления итоговых записей.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль.
Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет управляющий делами администрации.
4.2. Плановый контроль.
Плановый контроль исполнения административного регламента муниципальным архивом администрации осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц,
муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (приложение № 2 к административному регламенту). В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.2. Жалоба на действие (бездействие) ведущего специалиста по делам архивов администрации района подается главе администрации Сунского муниципального района Кировской области.
5.3. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов глава администрации Сунского муниципального района вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.
5.4. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы (приложение № 3 к административному регламенту). Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
5.5. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.6. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу ведущего специалиста администрации по делам архивов, а также членов его семьи, администрация вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.7. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.8. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.9. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.10. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
5.11. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ вышестоящего должностного лица пользователю.
5.12. Пользователю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.13. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.14. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной услуги, действия или бездействие лиц архива в судебном порядке.
5.15. Обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия должностных лиц в судебном порядке производится в суде общей юрисдикции. Гражданин вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.
Приложение № 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Блок-схема административной процедуры "Прием на постоянное
хранение в архив от организаций - источников комплектования
документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении
сроков их временного хранения"
Начало процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов
\/
Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки
о приеме архивных документов в архив и новая итоговая запись
в случае отсутствия единиц хранения
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"
Блок-схема административной процедуры "Прием документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов, сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
Начало процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического
состояния принимаемых архивных документов
\/
Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются
отметки о приеме архивных документов в архив и новая
итоговая запись в случае отсутствия единиц хранения
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
Блок-схема административной процедуры
"Прием документов по личному составу от ликвидированных
негосударственных организаций"
Начало процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки
о приеме архивных документов в архив
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"
Блок-схема административной процедуры
"Прием документов от граждан"
Начало процедуры "Прием документов от граждан"
\/
Первичная проверка представленных документов
на предмет соответствия их обязательным требованиям
\/
Составление сдаточной описи
\/
Направление сдаточной описи на рассмотрение ЭПК
при управлении по делам архивов Кировской области
\/
Положительное или отрицательное решение ЭПК
при управлении по делам архивов Кировской области
о приеме документов на хранение
Да Нет
\/ \/
Проверка физического Составление акта возврата
и санитарно-гигиенического состояния документов
принимаемых архивных документов
\/
\/
Возврат акта с документами
На всех экземплярах описи дел, документов собственнику или владельцу
делаются отметки о приеме архивных
документов в архив
\/
\/ Завершение процедуры
"Прием документов от граждан"
Оформление акта приема на хранение
документов личного происхождения
\/
Завершение процедуры "Прием документов
от граждан"
Блок-схема административной процедуры
"Обеспечение сохранности архивных документов"
Начало процедуры "Обеспечение сохранности
архивных документов"
\/
Проверка охранного режима
\/
Проверка противопожарного режима, замена или заправка
огнетушителей по истечении установленного срока
\/
Проверка светового режима, состояния папок, коробок,
связок, замена их при повреждении или износе
\/
Контроль температурно-влажностного режима (замеры
параметров воздуха и регистрация их в журнале)
\/
Соблюдение санитарно-гигиенического режима (обеспыливание
1 раз в год стеллажей и средств хранения, 2 раза в год
обследование помещений на наличие плесневых грибов,
санитарный день - 1 раз в месяц, регулярная
влажная уборка)
\/
Завершение процедуры "Обеспечение сохранности
архивных документов"
Блок-схема административной процедуры "Проверка наличия
и состояния архивных документов и организация розыска
необнаруженных документов"
Начало процедуры "Проверка наличия и состояния архивных
документов и организация розыска необнаруженных документов"
\/
Установление полноты учетных документов на проверяемые архивные
фонды и архивные документы, сверка их сопоставимых показателей
\/
Уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел,
документов (книге учета и описания)
\/
Проверка правильности составления итоговых записей
\/
Сверка наличия архивных документов с описью
\/
Оформление листа проверки наличия и состояния архивных
документов, акта проверки наличия и состояния архивных
документов, акта о технических ошибках в учетных документах;
акта об обнаружении архивных документов, акта о неисправимых
повреждениях документов и других актов
\/
Составление карточек учета необнаруженных архивных документов
\/
Занесение результатов проверки физического состояния архивных
документов в картотеку (книгу) учета физического состояния
архивных документов
\/
Опечатывание коробок с архивными документами
\/
Завершение процедуры "Проверка наличия и состояния архивных
документов и организация розыска необнаруженных документов"
Приложение № 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Образец
ЖАЛОБА НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)
____________________________________ (наименование ОМСУ)
или его должностного лица
Исх. от _____________ № ____ Наименование ______________
(наименование структурного
подразделения ОМСУ)
Жалоба
<*> Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица:
___________________________________________________________________________
<*> Местонахождение юридического лица, физического лица: __________________
(фактический
адрес)
Телефон: __________________________________________________________________
Адрес электронной почты: __________________________________________________
Код учета: ИНН ____________________________________________________________
<*> Ф.И.О. руководителя юридического лица _________________________________
<*> На действия (бездействие): ____________________________________________
(наименование органа или должность,
ФИО должностного лица органа)
<*> Существо жалобы: ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(краткое изложение обжалуемых действий (бездействия), указать основания,
по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием (бездействием),
со ссылками на пункты регламента)
--------------------------------
<*> Поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения.
Перечень прилагаемой документации
МП
(подпись руководителя юридического лица, физического лица)
Приложение № 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Образец
РЕШЕНИЕ _______________________ (наименование ОМСУ)
ПО ЖАЛОБЕ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ) КОМИТЕТА
(УПРАВЛЕНИЯ) ИЛИ ЕГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Исх. от _______ № _________
РЕШЕНИЕ
по жалобе на решение, действие
(бездействие) органа или его
должностного лица
Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица
органа, принявшего решение по жалобе: _____________________________________
Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с
жалобой: __________________________________________________________________
Номер жалобы, дата и место принятия решения: ______________________________
Изложение жалобы по существу: _____________________________________________
Изложение возражений, объяснений заявителя: _______________________________
УСТАНОВЛЕНО:
Фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или
должностным лицом, рассматривающим жалобу: ________________________________
Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения
жалобы:
___________________________________________________________________________
Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган
или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или
должностное лицо не применило законы и иные нормативные правовые акты, на
которые ссылался заявитель:
___________________________________________________________________________
На основании изложенного РЕШЕНО:
1. ________________________________________________________________________
(решение, принятое в отношении обжалованного действия (бездействия),
признано правомерным или неправомерным полностью или частично
или отменено полностью или частично)
2. ________________________________________________________________________
(решение принято по существу жалобы, - удовлетворена
или не удовлетворена полностью или частично)
3. ________________________________________________________________________
(решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения
допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения
решения по жалобе)
Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.
Копия настоящего решения направлена по адресу: ____________________________
__________________________________ ________________ _______________________
(должность лица уполномоченного, (подпись) (инициалы, фамилия)
принявшего решение по жалобе)
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ СУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 июня 2013 г. № 204
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СУНСКОГО РАЙОНА"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области, утвержденным решением Сунской районной Думы от 22.06.2005 № 22, постановлением администрации Сунского муниципального района Кировской области от 08.06.2012 № 152 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области" администрация Сунского района постановляет:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района". Прилагается.
2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном бюллетене органов местного самоуправления Сунского муниципального района Кировской области.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Глава администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
Н.Н.ДЕВЯТЬЯРОВ
Утвержден
постановлением
администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
от 6 июня 2013 г. № 204
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ АДМИНИСТРАЦИИ
СУНСКОГО РАЙОНА"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района" (далее - административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива администрации Сунского района.
1.2. Заявителем для получения муниципальной услуги являются учреждения, организации, предприятия независимо от их форм собственности, а также физические лица, имеющие право на сдачу архивных документов на территории муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области.
1.3. Термины и определения, применяемые в настоящем административном регламенте:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов муниципальным архивом администрации Сунского района" (далее - муниципальная услуга).
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Муниципальную услугу предоставляет администрация Сунского муниципального района Кировской области в лице муниципального архива, который находится по адресу: 612450, Кировская область, Сунский район, пгт Суна, ул. Большевиков, 1 (кабинет № 15).
2.3. Информация о порядке приема документов предоставляется по телефону: 3-30-46 (код 883369) (от 5 до 25 минут), при личном обращении граждан (от 10 до 25 минут) и представителей организаций.
2.4. Прием документов на постоянное хранение осуществляется главным специалистом по делам архивов по рабочим дням: с понедельника по четверг с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00, в пятницу с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 16-00.
2.5. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.5.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования муниципального архива, а также от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение 1 (одного) дня.
2.5.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение 1 (одного) дня.
2.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления муниципальных и государственных услуг";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007;
Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области;
Положением о муниципальном архиве администрации Сунского района, утвержденным постановлением администрации Сунского района от 11.01.2012 № 3.
2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела и от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:
опись дел постоянного хранения, утвержденная ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области;
историческая справка (при первом приеме документов);
договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц);
заявление о приеме документов в архив (от физических лиц).
2.7.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:
документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;
опись дел по личному составу, согласованная ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.
2.8. Результат предоставления муниципальной услуги:
2.8.1. Комплектование (формирование) муниципального архива документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан.
2.8.2. Полный комплект учетных документов архива.
2.8.3. Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архива (опись дел, документов, картотека).
2.8.4. Сохранность архивных документов.
2.8.5. Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденных, и снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов.
2.8.6. Доступ пользователей к архивным документам.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Оснований для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
2.10.1. Отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение.
2.10.2. Наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.
2.10.3. Отсутствие документов, предусмотренных п. 2.7 настоящего административного регламента.
2.11. Размер платы, взимаемой при предоставлении муниципальной услуги.
Прием документов постоянного и долговременного срока хранения осуществляется бесплатно.
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 1 часа.
2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.
2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
Помещение муниципального архива должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03".
Для приема документов отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.
2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Заявитель имеет право:
получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе и в электронной форме;
получать муниципальную услугу в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с жалобой на принятое решение.
Основным количественным показателем доступности муниципальной услуги является количество оформленных и принятых документов.
Основным качественным показателем муниципальной услуги является полный комплект учетных документов.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги осуществляется администрацией Сунского муниципального района Кировской области.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
3.1. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является ведущий специалист по делам архивов, осуществляющий организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
3.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения;
прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций;
прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций;
прием документов от граждан;
обеспечение сохранности архивных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов);
проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов;
выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование;
инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.
3.3. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.
3.4. Прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются муниципальным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций - источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствии у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Организация - источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документов могут быть заменены их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования.
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
3.5. Прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и администрацией Сунского района. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
3.6. Прием документов от граждан.
Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.7. Обеспечение сохранности архивных документов.
Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилища имеют только сотрудники архива. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.
В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха - 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей и средств хранения. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов.
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:
установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;
уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания);
проверку правильности составления итоговых записей.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль.
Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет управляющий делами администрации.
4.2. Плановый контроль.
Плановый контроль исполнения административного регламента муниципальным архивом администрации осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц,
муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (приложение № 2 к административному регламенту). В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.2. Жалоба на действие (бездействие) ведущего специалиста по делам архивов администрации района подается главе администрации Сунского муниципального района Кировской области.
5.3. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов глава администрации Сунского муниципального района вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.
5.4. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы (приложение № 3 к административному регламенту). Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
5.5. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.6. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу ведущего специалиста администрации по делам архивов, а также членов его семьи, администрация вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.7. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.8. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.9. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.10. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
5.11. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ вышестоящего должностного лица пользователю.
5.12. Пользователю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.13. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.14. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной услуги, действия или бездействие лиц архива в судебном порядке.
5.15. Обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, действий или бездействия должностных лиц в судебном порядке производится в суде общей юрисдикции. Гражданин вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.
Приложение № 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Блок-схема административной процедуры "Прием на постоянное
хранение в архив от организаций - источников комплектования
документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении
сроков их временного хранения"
Начало процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов
\/
Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки
о приеме архивных документов в архив и новая итоговая запись
в случае отсутствия единиц хранения
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием на постоянное хранение в архив
от организаций - источников комплектования документов
Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков
их временного хранения"
Блок-схема административной процедуры "Прием документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов, сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
Начало процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического
состояния принимаемых архивных документов
\/
Проверка страховых копий на особо ценные документы
и уникальные документы
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются
отметки о приеме архивных документов в архив и новая
итоговая запись в случае отсутствия единиц хранения
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов,
сроки временного хранения которых не истекли,
от ликвидированных организаций"
Блок-схема административной процедуры
"Прием документов по личному составу от ликвидированных
негосударственных организаций"
Начало процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"
\/
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния
принимаемых архивных документов
\/
Проверка комплектности учетных документов
\/
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки
о приеме архивных документов в архив
\/
Оформление акта приема-передачи документов на хранение
\/
Завершение процедуры "Прием документов по личному составу
от ликвидированных негосударственных организаций"
Блок-схема административной процедуры
"Прием документов от граждан"
Начало процедуры "Прием документов от граждан"
\/
Первичная проверка представленных документов
на предмет соответствия их обязательным требованиям
\/
Составление сдаточной описи
\/
Направление сдаточной описи на рассмотрение ЭПК
при управлении по делам архивов Кировской области
\/
Положительное или отрицательное решение ЭПК
при управлении по делам архивов Кировской области
о приеме документов на хранение
Да Нет
\/ \/
Проверка физического Составление акта возврата
и санитарно-гигиенического состояния документов
принимаемых архивных документов
\/
\/
Возврат акта с документами
На всех экземплярах описи дел, документов собственнику или владельцу
делаются отметки о приеме архивных
документов в архив
\/
\/ Завершение процедуры
"Прием документов от граждан"
Оформление акта приема на хранение
документов личного происхождения
\/
Завершение процедуры "Прием документов
от граждан"
Блок-схема административной процедуры
"Обеспечение сохранности архивных документов"
Начало процедуры "Обеспечение сохранности
архивных документов"
\/
Проверка охранного режима
\/
Проверка противопожарного режима, замена или заправка
огнетушителей по истечении установленного срока
\/
Проверка светового режима, состояния папок, коробок,
связок, замена их при повреждении или износе
\/
Контроль температурно-влажностного режима (замеры
параметров воздуха и регистрация их в журнале)
\/
Соблюдение санитарно-гигиенического режима (обеспыливание
1 раз в год стеллажей и средств хранения, 2 раза в год
обследование помещений на наличие плесневых грибов,
санитарный день - 1 раз в месяц, регулярная
влажная уборка)
\/
Завершение процедуры "Обеспечение сохранности
архивных документов"
Блок-схема административной процедуры "Проверка наличия
и состояния архивных документов и организация розыска
необнаруженных документов"
Начало процедуры "Проверка наличия и состояния архивных
документов и организация розыска необнаруженных документов"
\/
Установление полноты учетных документов на проверяемые архивные
фонды и архивные документы, сверка их сопоставимых показателей
\/
Уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел,
документов (книге учета и описания)
\/
Проверка правильности составления итоговых записей
\/
Сверка наличия архивных документов с описью
\/
Оформление листа проверки наличия и состояния архивных
документов, акта проверки наличия и состояния архивных
документов, акта о технических ошибках в учетных документах;
акта об обнаружении архивных документов, акта о неисправимых
повреждениях документов и других актов
\/
Составление карточек учета необнаруженных архивных документов
\/
Занесение результатов проверки физического состояния архивных
документов в картотеку (книгу) учета физического состояния
архивных документов
\/
Опечатывание коробок с архивными документами
\/
Завершение процедуры "Проверка наличия и состояния архивных
документов и организация розыска необнаруженных документов"
Приложение № 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Образец
ЖАЛОБА НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)
____________________________________ (наименование ОМСУ)
или его должностного лица
Исх. от _____________ № ____ Наименование ______________
(наименование структурного
подразделения ОМСУ)
Жалоба
<*> Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица:
___________________________________________________________________________
<*> Местонахождение юридического лица, физического лица: __________________
(фактический
адрес)
Телефон: __________________________________________________________________
Адрес электронной почты: __________________________________________________
Код учета: ИНН ____________________________________________________________
<*> Ф.И.О. руководителя юридического лица _________________________________
<*> На действия (бездействие): ____________________________________________
(наименование органа или должность,
ФИО должностного лица органа)
<*> Существо жалобы: ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(краткое изложение обжалуемых действий (бездействия), указать основания,
по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием (бездействием),
со ссылками на пункты регламента)
--------------------------------
<*> Поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения.
Перечень прилагаемой документации
МП
(подпись руководителя юридического лица, физического лица)
Приложение № 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Хранение, комплектование, учет
и использование архивных документов
и архивных фондов муниципальным
архивом администрации Сунского района"
Образец
РЕШЕНИЕ _______________________ (наименование ОМСУ)
ПО ЖАЛОБЕ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ) КОМИТЕТА
(УПРАВЛЕНИЯ) ИЛИ ЕГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Исх. от _______ № _________
РЕШЕНИЕ
по жалобе на решение, действие
(бездействие) органа или его
должностного лица
Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица
органа, принявшего решение по жалобе: _____________________________________
Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с
жалобой: __________________________________________________________________
Номер жалобы, дата и место принятия решения: ______________________________
Изложение жалобы по существу: _____________________________________________
Изложение возражений, объяснений заявителя: _______________________________
УСТАНОВЛЕНО:
Фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или
должностным лицом, рассматривающим жалобу: ________________________________
Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения
жалобы:
___________________________________________________________________________
Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган
или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или
должностное лицо не применило законы и иные нормативные правовые акты, на
которые ссылался заявитель:
___________________________________________________________________________
На основании изложенного РЕШЕНО:
1. ________________________________________________________________________
(решение, принятое в отношении обжалованного действия (бездействия),
признано правомерным или неправомерным полностью или частично
или отменено полностью или частично)
2. ________________________________________________________________________
(решение принято по существу жалобы, - удовлетворена
или не удовлетворена полностью или частично)
3. ________________________________________________________________________
(решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения
допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения
решения по жалобе)
Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.
Копия настоящего решения направлена по адресу: ____________________________
__________________________________ ________________ _______________________
(должность лица уполномоченного, (подпись) (инициалы, фамилия)
принявшего решение по жалобе)
------------------------------------------------------------------