Постановление администрации Сунского муниципального района Кировской области от 21.08.2013 N 293 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям"
АДМИНИСТРАЦИЯ СУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 августа 2013 г. № 293
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области, утвержденным решением Сунской районной Думы от 22.06.2005 № 22, постановлением администрации Сунского муниципального района Кировской области от 08.06.2012 № 152 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области" администрация Сунского района постановляет:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям". Прилагается.
2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном бюллетене органов местного самоуправления Сунского муниципального района Кировской области.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Глава администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
Н.Н.ДЕВЯТЬЯРОВ
Утвержден
постановлением
администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
от 21 августа 2013 г. № 293
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям (далее - административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества работы по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального архива администрации Сунского района при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Термины и определения, применяемые в настоящем административном регламенте:
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицы хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (последовательность действий отражена в блок-схеме - приложение № 3 к настоящему административному регламенту);
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме.
1.3. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов подразумевает исполнение запросов по темам: об организационно-правовой документации, о выделении квартиры, о вводе объектов в эксплуатацию, о штатном расписании, об образовании, реорганизации, ликвидации организации и др.
1.4. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в муниципальный архив администрации за предоставлением муниципальной услуги.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги:
"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация Сунского района в лице специалиста по делам архивов.
Адрес: 612450, Кировская область, пгт Суна, ул. Большевиков, 1, тел.: 8 (83369) 3-30-46.
График работы архива: понедельник - пятница с 8-00 до 12-00.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов либо отказ в их выдаче.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Запросы, поступившие в муниципальный архив администрации Сунского района, исполняются в течение 30 рабочих дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 рабочих дней.
2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в муниципальном архиве администрации, в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.
2.4.3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются муниципальным архивом администрации в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";
Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
Положением о муниципальном архиве администрации Сунского района, утвержденным постановлением администрации Сунского района от 11.01.2012 № 3;
настоящим административным регламентом.
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление, анкета-заявление (приложение № 1, приложение № 2 к административному регламенту) или обращение заявителя (заявление) по электронной почте. При обращении в муниципальный архив администрации заявитель выбирает заочную или очную форму предоставления муниципальной услуги, а также вариант предоставления документов на бумажном носителе или в электронном виде.
2.6.2. В заявлении указываются:
изложение существа запроса;
наименование организации, в которую направляется запрос;
наименование и адрес юридического лица, дата и подпись его руководителя;
фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, дата его рождения, адрес места жительства, личная подпись и дата подачи заявления.
В зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:
о выделении квартиры - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации; кто выделял;
о копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса.
При подаче документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий, предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона о 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", в отношении персональных данных заявителя. Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в муниципальный архив администрации для письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица, получающего согласие субъекта персональных данных;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов обработки персональных данных.
2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
представлен неполный пакет необходимых документов;
у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
заявление на предоставление муниципальной услуги не оформлено надлежащим образом: отсутствует адресат для отправки ответа, текст письменного обращения не поддается прочтению, в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
установление факта о многократном обращении гражданина (более 3 раз) по одному запросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства);
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть получен заявителем без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну;
наличие обращения заявителя (заявления) о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги;
уведомление о невозможности рассмотрения заявления направляется заявителю в трехдневный срок со дня получения обращения.
2.9. Сведения об оплате.
Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" осуществляется муниципальным архивом администрации бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления составляет не более 1 часа.
2.10.2. Получение информационного письма, архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется в порядке живой очереди. В случае образования большой очереди выдача результатов предоставления муниципальной услуги осуществляется в отдельной организованной очереди.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1. Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.
2.11.2. Запросы, поступившие по электронной почте, на официальный интернет-сайт администрации Сунского района регистрируются в день поступления в муниципальный архив администрации.
2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания администрации района, в котором размещается муниципальный архив администрации.
2.12.2. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями, скамьями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы должностных лиц. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения в здании, но не может составлять менее 2 мест.
2.12.3. Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационными табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги, времени приема граждан, времени перерыва на обед, времени технического перерыва.
2.12.4. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами, обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
2.12.5. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системой воздухообмена, пожарной и охранной сигнализациями, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации в соответствии с действующим законодательством и требованиями.
2.12.6. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы".
2.12.7. Информация, а также консультация по предоставлению муниципальной услуги муниципальным архивом администрации предоставляется:
на информационном стенде или в кабинете муниципального архива администрации по адресу: 612450, Кировская область, пгт Суна, ул. Большевиков, 1;
ведущим специалистом администрации по делам архивов, ответственным за информирование, по телефону: 8 (83369) 3-30-46;
на странице Сунского района на официальном сайте Правительства Кировской области;
при личном обращении.
2.12.8. Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать сведения:
о времени работы и времени приема;
о порядке предоставления муниципальной услуги;
о перечне документов для предоставления муниципальной услуги;
о действиях заявителя, являющихся основанием для предоставления муниципальной услуги;
о результате оказания услуги и порядке выдачи заявителю соответствующих документов.
2.12.9. Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
достоверность предоставляемой информации о процедуре;
четкость в изложении информации о процедуре;
полнота информирования о процедуре;
наглядность форм предоставления информации о процедуре,
удобство и доступность получения информации о процедуре;
оперативность предоставления информации о процедуре.
2.12.10. Индивидуальное устное информирование каждого заинтересованного лица должностное лицо осуществляет не более 15 минут.
2.12.11. Информирование получателей муниципальной услуги и их законных представителей осуществляется ведущим специалистом администрации по делам архивов при личном обращении, по телефону или письменно, включая электронную почту. Время ожидания в очереди для получения информации не должно превышать 20 минут.
2.12.12. Продолжительность приема у ведущего специалиста администрации по делам архивов, осуществляющего прием граждан, не должна превышать 20 минут.
2.12.13. Письменный ответ на обращение предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.
2.12.14. Письменный ответ направляется почтой, электронной почтой в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
2.12.15. На странице Сунского района на официальном сайте Кировской области размещается общезначимая информация о процедуре предоставления муниципальной услуги.
2.12.16. Размещаемая информация должна содержать дату публикации и изменения информации.
2.12.17. Контроль размещения и обновления информации осуществляется ответственным должностным лицом администрации Сунского района.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.13.1. Показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги являются:
доля заявителей, время ожидания которых в очереди соответствует сроку, установленному в административном регламенте предоставления муниципальной услуги;
количество документов, которые заявителю необходимо предоставить для получения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в т.ч. особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1. Заявители могут получить информацию:
по телефону муниципального архива администрации: 8 (83369) 3-30-46;
при личном обращении в часы приема: понедельник - пятница с 8-00 до 12-00.
3.2. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
организация и ведение приема заявителей;
регистрация запросов;
анализ тематики поступивших запросов;
направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы и организации;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
подготовка ответов заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 3 к настоящему административному регламенту.
3.3. Организация и ведение приема заявителей.
Прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема граждан.
3.4. Регистрация запросов.
3.4.1. Поступившие в архив запросы регистрируются в журналах регистрации запросов в день поступления.
3.4.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.5. Анализ тематики поступивших запросов.
3.5.1. Ведущий специалист администрации по делам архивов осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющихся в муниципальном архиве документов и научно-справочного аппарата к ним.
3.5.2. В результате анализа определяется:
правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
возможное местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения.
3.6. Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации.
3.6.1. При отсутствии документов в муниципальном архиве ведущий специалист администрации по делам архивов направляет запросы на исполнение по месту их хранения в органы и организации либо дает заявителю соответствующие рекомендации.
3.6.2. В случае, когда запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, ведущий специалист администрации по делам архивов направляет копии запроса в соответствующие органы и организации.
3.7. Подготовка ответов заявителям.
3.7.1. Подготовку ответов заявителям осуществляет ведущий специалист администрации по делам архивов.
Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;
письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
3.7.2. При отсутствии необходимых для исполнения запроса архивных документов в составе фондов, хранящихся в муниципальном архиве, заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой не представляется возможным выдать справку или копию требуемого документа.
3.8. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов.
3.8.1. Ведущий специалист администрации по делам архивов готовит архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
3.8.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3.8.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
3.8.4. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются.
3.8.5. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
3.8.6. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
3.8.7. Архивная справка оформляется на бланке администрации Сунского района и адресуется непосредственно заявителю.
3.8.8. Архивная справка подписывается главой администрации района, заверяется гербовой печатью, проставляются номер и дата составления.
3.8.9. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
3.8.10. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.8.11. Архивная копия, состоящая из одного листа, заверяется печатью и подписью лица, изготовившего копию. На копии проставляется шифр единицы хранения и номер листа.
3.8.12. На обороте каждого листа архивной копии, состоящей из нескольких листов, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются). Архивная копия заверяется печатью и подписью ведущего специалиста администрации по делам архивов.
3.8.13. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.9. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.9.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются муниципальным архивом администрации по почте простыми письмами в адреса заявителей.
3.9.2. Подготовленные муниципальным архивом администрации архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в управление по делам архивов Кировской области.
3.9.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в муниципальный архив администрации могут быть выданы заявителю при предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц - по доверенности, оформленной в установленном порядке.
3.9.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль.
Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет управляющий делами администрации.
4.2. Плановый контроль.
Плановый контроль исполнения административного регламента муниципальным архивом администрации осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1. Заявитель имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании настоящего регламента в письменной форме к вышестоящему должностному лицу.
5.2. В жалобе в обязательном порядке указываются:
фамилия, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ;
содержание сути жалобы;
личная подпись, дата.
В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы либо их копии.
5.3. Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, рассматривается в течение 30 рабочих дней со дня регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 рабочих дней, о чем сообщается заявителю.
5.4. По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя и направляется письменный ответ.
5.5. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:
отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя;
отсутствия подписи заявителя;
содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
неразборчивого текста письменной жалобы;
многократных (более 3) письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 рабочих дней с момента ее регистрации.
5.6. В случае выявления нарушений прав граждан виновный сотрудник архива несет персональную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
Приложение № 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
В муниципальный архив администрации
Сунского района
Анкета-заявление
Прошу выдать справку по документам архива (указать, о чем справка: о
выделении квартиры, об образовании, реорганизации и ликвидации организации
и др.) ____________________________________________________________________
Для подготовки справки сообщаю:
1. Фамилия, имя, отчество (и все ______________________________________
изменения), дата рождения лица, ______________________________________
о котором запрашивается справка ______________________________________
"______" _________________ 19___ г. р.
2. Адрес и телефон заявителя
(Ф.И.О. лица, запрашивающего
справку, отношение к лицу,
о котором запрашивается справка)
3. Куда и для какой цели
запрашивается архивная справка
(адрес, по которому выслать
справку)
Название Название № приказа, Дата Примечание
организации, организации, постановления, приказа
в которой работал документ которой распоряжения
заявитель запрашивается
Даю письменное согласие на обработку и использование моих персональных
данных (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий,
предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
"О персональных данных", в отношении моих персональных данных. Действие
согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и
может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в
муниципальный архив администрации Сунского района письменного сообщения в
произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер
основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи
указанного документа и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица,
получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается
письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов
обработки персональных данных.
К заявлению прилагаю: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
"_____" _______________ 2013 г. _________________ _________________________
Дата подачи заявления-анкеты Подпись Ф.И.О.
Приложение № 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
В муниципальный архив администрации
Сунского района
Анкета-заявление
Прошу выдать архивную копию (выписку) из документа ____________________
___________________________________________________________________________
(указать суть выписки, название, номер и дату документа)
для _______________________________________________________________________
(указать цель получения копии, выписки)
Для получения архивной копии (выписки) по документам архива сообщаю:
фамилия, имя, отчество, дата рождения __________________________
(лица, запрашивающего копию, выписку) __________________________
"_____" __________________
г. р.
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
------------------------------------------------------------------
2. Адрес и телефон заявителя (Ф.И.О. лица,
запрашивающего справку, отношение к лицу, о
котором запрашивается справка)
Даю письменное согласие на обработку и использование моих персональных
данных (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий,
предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
"О персональных данных", в отношении моих персональных данных. Действие
согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и
может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в
муниципальный архив администрации Сунского района письменного сообщения в
произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер
основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи
указанного документа и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица,
получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается
письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов
обработки персональных данных.
К заявлению прилагаю: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
"_____" _______________ 2013 г. _________________ _________________________
Дата подачи заявления-анкеты Подпись Ф.И.О.
Приложение № 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОКАЗАНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК,
АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ
Запрос пользователя
\/
Регистрация обращения (запроса) пользователя
\/
нет да
Анализ тематики запроса. Принятие решения
о возможности исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя о необходимости Поиск документов
> уточнения и предоставления дополнительных для исполнения запроса
сведений для исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя об отказе Оформление архивных
> в получении информации ограниченного справок, архивных
доступа при отсутствии у него на это выписок, архивных копий
права и разъяснение дальнейших действий
\/
Уведомление об отсутствии запрашиваемой Отправка архивных
> информации в архиве и рекомендации по ее справок, архивных
дальнейшему поиску выписок, архивных копий
\/
Отправка ответов заявителям
\/ \/
Предоставление услуги завершено
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ СУНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 августа 2013 г. № 293
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области, утвержденным решением Сунской районной Думы от 22.06.2005 № 22, постановлением администрации Сунского муниципального района Кировской области от 08.06.2012 № 152 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями муниципального образования Сунский муниципальный район Кировской области" администрация Сунского района постановляет:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям". Прилагается.
2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном бюллетене органов местного самоуправления Сунского муниципального района Кировской области.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Глава администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
Н.Н.ДЕВЯТЬЯРОВ
Утвержден
постановлением
администрации
Сунского муниципального района
Кировской области
от 21 августа 2013 г. № 293
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям (далее - административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества работы по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального архива администрации Сунского района при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Термины и определения, применяемые в настоящем административном регламенте:
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицы хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (последовательность действий отражена в блок-схеме - приложение № 3 к настоящему административному регламенту);
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме.
1.3. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов подразумевает исполнение запросов по темам: об организационно-правовой документации, о выделении квартиры, о вводе объектов в эксплуатацию, о штатном расписании, об образовании, реорганизации, ликвидации организации и др.
1.4. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в муниципальный архив администрации за предоставлением муниципальной услуги.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги:
"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов тематического характера гражданам и организациям".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация Сунского района в лице специалиста по делам архивов.
Адрес: 612450, Кировская область, пгт Суна, ул. Большевиков, 1, тел.: 8 (83369) 3-30-46.
График работы архива: понедельник - пятница с 8-00 до 12-00.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов либо отказ в их выдаче.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Запросы, поступившие в муниципальный архив администрации Сунского района, исполняются в течение 30 рабочих дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 рабочих дней.
2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в муниципальном архиве администрации, в течение 5 рабочих дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.
2.4.3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются муниципальным архивом администрации в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";
Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО "Об архивном деле в Кировской области";
Положением о муниципальном архиве администрации Сунского района, утвержденным постановлением администрации Сунского района от 11.01.2012 № 3;
настоящим административным регламентом.
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление, анкета-заявление (приложение № 1, приложение № 2 к административному регламенту) или обращение заявителя (заявление) по электронной почте. При обращении в муниципальный архив администрации заявитель выбирает заочную или очную форму предоставления муниципальной услуги, а также вариант предоставления документов на бумажном носителе или в электронном виде.
2.6.2. В заявлении указываются:
изложение существа запроса;
наименование организации, в которую направляется запрос;
наименование и адрес юридического лица, дата и подпись его руководителя;
фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, дата его рождения, адрес места жительства, личная подпись и дата подачи заявления.
В зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:
о выделении квартиры - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации; кто выделял;
о копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса.
При подаче документов дается письменное согласие на обработку и использование персональных данных заявителя (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий, предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона о 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", в отношении персональных данных заявителя. Действие согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в муниципальный архив администрации для письменного сообщения в произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица, получающего согласие субъекта персональных данных;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов обработки персональных данных.
2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
представлен неполный пакет необходимых документов;
у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
заявление на предоставление муниципальной услуги не оформлено надлежащим образом: отсутствует адресат для отправки ответа, текст письменного обращения не поддается прочтению, в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
установление факта о многократном обращении гражданина (более 3 раз) по одному запросу и о получении исчерпывающих письменных ответов (за исключением случаев, когда в обращении приводятся новые доводы, факты или обстоятельства);
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть получен заявителем без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну;
наличие обращения заявителя (заявления) о приостановлении или об отказе в получении муниципальной услуги;
уведомление о невозможности рассмотрения заявления направляется заявителю в трехдневный срок со дня получения обращения.
2.9. Сведения об оплате.
Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" осуществляется муниципальным архивом администрации бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления составляет не более 1 часа.
2.10.2. Получение информационного письма, архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется в порядке живой очереди. В случае образования большой очереди выдача результатов предоставления муниципальной услуги осуществляется в отдельной организованной очереди.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1. Письменные запросы граждан и юридических лиц регистрируются в день их поступления в журналах регистрации.
2.11.2. Запросы, поступившие по электронной почте, на официальный интернет-сайт администрации Сунского района регистрируются в день поступления в муниципальный архив администрации.
2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания администрации района, в котором размещается муниципальный архив администрации.
2.12.2. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями, скамьями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы должностных лиц. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения в здании, но не может составлять менее 2 мест.
2.12.3. Кабинет приема заявителей должен быть оборудован информационными табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги, времени приема граждан, времени перерыва на обед, времени технического перерыва.
2.12.4. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами, обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
2.12.5. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системой воздухообмена, пожарной и охранной сигнализациями, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации в соответствии с действующим законодательством и требованиями.
2.12.6. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы".
2.12.7. Информация, а также консультация по предоставлению муниципальной услуги муниципальным архивом администрации предоставляется:
на информационном стенде или в кабинете муниципального архива администрации по адресу: 612450, Кировская область, пгт Суна, ул. Большевиков, 1;
ведущим специалистом администрации по делам архивов, ответственным за информирование, по телефону: 8 (83369) 3-30-46;
на странице Сунского района на официальном сайте Правительства Кировской области;
при личном обращении.
2.12.8. Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать сведения:
о времени работы и времени приема;
о порядке предоставления муниципальной услуги;
о перечне документов для предоставления муниципальной услуги;
о действиях заявителя, являющихся основанием для предоставления муниципальной услуги;
о результате оказания услуги и порядке выдачи заявителю соответствующих документов.
2.12.9. Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
достоверность предоставляемой информации о процедуре;
четкость в изложении информации о процедуре;
полнота информирования о процедуре;
наглядность форм предоставления информации о процедуре,
удобство и доступность получения информации о процедуре;
оперативность предоставления информации о процедуре.
2.12.10. Индивидуальное устное информирование каждого заинтересованного лица должностное лицо осуществляет не более 15 минут.
2.12.11. Информирование получателей муниципальной услуги и их законных представителей осуществляется ведущим специалистом администрации по делам архивов при личном обращении, по телефону или письменно, включая электронную почту. Время ожидания в очереди для получения информации не должно превышать 20 минут.
2.12.12. Продолжительность приема у ведущего специалиста администрации по делам архивов, осуществляющего прием граждан, не должна превышать 20 минут.
2.12.13. Письменный ответ на обращение предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.
2.12.14. Письменный ответ направляется почтой, электронной почтой в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
2.12.15. На странице Сунского района на официальном сайте Кировской области размещается общезначимая информация о процедуре предоставления муниципальной услуги.
2.12.16. Размещаемая информация должна содержать дату публикации и изменения информации.
2.12.17. Контроль размещения и обновления информации осуществляется ответственным должностным лицом администрации Сунского района.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.13.1. Показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги являются:
доля заявителей, время ожидания которых в очереди соответствует сроку, установленному в административном регламенте предоставления муниципальной услуги;
количество документов, которые заявителю необходимо предоставить для получения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в т.ч. особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1. Заявители могут получить информацию:
по телефону муниципального архива администрации: 8 (83369) 3-30-46;
при личном обращении в часы приема: понедельник - пятница с 8-00 до 12-00.
3.2. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
организация и ведение приема заявителей;
регистрация запросов;
анализ тематики поступивших запросов;
направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы и организации;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
подготовка ответов заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 3 к настоящему административному регламенту.
3.3. Организация и ведение приема заявителей.
Прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема граждан.
3.4. Регистрация запросов.
3.4.1. Поступившие в архив запросы регистрируются в журналах регистрации запросов в день поступления.
3.4.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.5. Анализ тематики поступивших запросов.
3.5.1. Ведущий специалист администрации по делам архивов осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом имеющихся в муниципальном архиве документов и научно-справочного аппарата к ним.
3.5.2. В результате анализа определяется:
правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
возможное местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения.
3.6. Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации.
3.6.1. При отсутствии документов в муниципальном архиве ведущий специалист администрации по делам архивов направляет запросы на исполнение по месту их хранения в органы и организации либо дает заявителю соответствующие рекомендации.
3.6.2. В случае, когда запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, ведущий специалист администрации по делам архивов направляет копии запроса в соответствующие органы и организации.
3.7. Подготовка ответов заявителям.
3.7.1. Подготовку ответов заявителям осуществляет ведущий специалист администрации по делам архивов.
Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;
письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
3.7.2. При отсутствии необходимых для исполнения запроса архивных документов в составе фондов, хранящихся в муниципальном архиве, заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой не представляется возможным выдать справку или копию требуемого документа.
3.8. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов.
3.8.1. Ведущий специалист администрации по делам архивов готовит архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
3.8.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3.8.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
3.8.4. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются.
3.8.5. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
3.8.6. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
3.8.7. Архивная справка оформляется на бланке администрации Сунского района и адресуется непосредственно заявителю.
3.8.8. Архивная справка подписывается главой администрации района, заверяется гербовой печатью, проставляются номер и дата составления.
3.8.9. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
3.8.10. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.8.11. Архивная копия, состоящая из одного листа, заверяется печатью и подписью лица, изготовившего копию. На копии проставляется шифр единицы хранения и номер листа.
3.8.12. На обороте каждого листа архивной копии, состоящей из нескольких листов, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются). Архивная копия заверяется печатью и подписью ведущего специалиста администрации по делам архивов.
3.8.13. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.9. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.9.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются муниципальным архивом администрации по почте простыми письмами в адреса заявителей.
3.9.2. Подготовленные муниципальным архивом администрации архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в управление по делам архивов Кировской области.
3.9.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в муниципальный архив администрации могут быть выданы заявителю при предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц - по доверенности, оформленной в установленном порядке.
3.9.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Текущий контроль.
Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет управляющий делами администрации.
4.2. Плановый контроль.
Плановый контроль исполнения административного регламента муниципальным архивом администрации осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1. Заявитель имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании настоящего регламента в письменной форме к вышестоящему должностному лицу.
5.2. В жалобе в обязательном порядке указываются:
фамилия, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ;
содержание сути жалобы;
личная подпись, дата.
В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы либо их копии.
5.3. Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, рассматривается в течение 30 рабочих дней со дня регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 рабочих дней, о чем сообщается заявителю.
5.4. По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя и направляется письменный ответ.
5.5. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:
отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя;
отсутствия подписи заявителя;
содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
неразборчивого текста письменной жалобы;
многократных (более 3) письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 рабочих дней с момента ее регистрации.
5.6. В случае выявления нарушений прав граждан виновный сотрудник архива несет персональную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
Приложение № 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
В муниципальный архив администрации
Сунского района
Анкета-заявление
Прошу выдать справку по документам архива (указать, о чем справка: о
выделении квартиры, об образовании, реорганизации и ликвидации организации
и др.) ____________________________________________________________________
Для подготовки справки сообщаю:
1. Фамилия, имя, отчество (и все ______________________________________
изменения), дата рождения лица, ______________________________________
о котором запрашивается справка ______________________________________
"______" _________________ 19___ г. р.
2. Адрес и телефон заявителя
(Ф.И.О. лица, запрашивающего
справку, отношение к лицу,
о котором запрашивается справка)
3. Куда и для какой цели
запрашивается архивная справка
(адрес, по которому выслать
справку)
Название Название № приказа, Дата Примечание
организации, организации, постановления, приказа
в которой работал документ которой распоряжения
заявитель запрашивается
Даю письменное согласие на обработку и использование моих персональных
данных (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий,
предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
"О персональных данных", в отношении моих персональных данных. Действие
согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и
может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в
муниципальный архив администрации Сунского района письменного сообщения в
произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер
основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи
указанного документа и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица,
получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается
письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов
обработки персональных данных.
К заявлению прилагаю: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
"_____" _______________ 2013 г. _________________ _________________________
Дата подачи заявления-анкеты Подпись Ф.И.О.
Приложение № 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
В муниципальный архив администрации
Сунского района
Анкета-заявление
Прошу выдать архивную копию (выписку) из документа ____________________
___________________________________________________________________________
(указать суть выписки, название, номер и дату документа)
для _______________________________________________________________________
(указать цель получения копии, выписки)
Для получения архивной копии (выписки) по документам архива сообщаю:
фамилия, имя, отчество, дата рождения __________________________
(лица, запрашивающего копию, выписку) __________________________
"_____" __________________
г. р.
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
------------------------------------------------------------------
2. Адрес и телефон заявителя (Ф.И.О. лица,
запрашивающего справку, отношение к лицу, о
котором запрашивается справка)
Даю письменное согласие на обработку и использование моих персональных
данных (за исключением экстренных случаев), а именно совершение действий,
предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
"О персональных данных", в отношении моих персональных данных. Действие
согласия распространяется на срок предоставления муниципальной услуги и
может быть отозвано заявителем в письменной форме путем направления в
муниципальный архив администрации Сунского района письменного сообщения в
произвольной форме об указанном отзыве.
Письменное согласие должно включать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер
основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи
указанного документа и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес должностного лица,
получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается
письменное согласие, общее описание используемых должностным лицом способов
обработки персональных данных.
К заявлению прилагаю: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
"_____" _______________ 2013 г. _________________ _________________________
Дата подачи заявления-анкеты Подпись Ф.И.О.
Приложение № 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий архивных
документов тематического характера
гражданам и организациям"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОКАЗАНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК,
АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМАТИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ
Запрос пользователя
\/
Регистрация обращения (запроса) пользователя
\/
нет да
Анализ тематики запроса. Принятие решения
о возможности исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя о необходимости Поиск документов
> уточнения и предоставления дополнительных для исполнения запроса
сведений для исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя об отказе Оформление архивных
> в получении информации ограниченного справок, архивных
доступа при отсутствии у него на это выписок, архивных копий
права и разъяснение дальнейших действий
\/
Уведомление об отсутствии запрашиваемой Отправка архивных
> информации в архиве и рекомендации по ее справок, архивных
дальнейшему поиску выписок, архивных копий
\/
Отправка ответов заявителям
\/ \/
Предоставление услуги завершено
------------------------------------------------------------------