Постановление администрации городского округа города Котельнича Кировской области от 13.09.2013 N 500 "О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и поручений, укреплении исполнительской дисциплины"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 сентября 2013 г. № 500
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ,
УКРЕПЛЕНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
В целях совершенствования контроля за исполнением документов и поручений, повышения эффективности контрольной деятельности, укрепления исполнительской дисциплины администрация города Котельнича постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации городского округа города Котельнича Кировской области. Прилагается.
2. Руководителям исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Котельнича до 01.10.2013 разработать и утвердить соответствующие инструкции (порядки) контроля за исполнением документов и поручений.
3. Признать утратившим силу постановление главы администрации города Котельнича от 12.02.2008 № 60-К "Об утверждении Инструкции по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации г. Котельнича".
4. Опубликовать постановление в Сборнике основных муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления городского округа города Котельнича Кировской области.
5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющего делами, начальника управления организационно-правовой работы и делопроизводства Хаустову Г.И.
Глава администрации
города Котельнича
Кировской области
С.Д.БОЛЬШАКОВ
Утверждена
постановлением
администрации г. Котельнича
Кировской области
от 13 сентября 2013 г. № 500
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
И ПОРУЧЕНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации города Котельнича (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок организации контроля за исполнением документов и поручений, регламентирует обязанности, взаимодействие и ответственность всех участников исполнения и контроля за исполнением документов и поручений.
Работники администрации города Котельнича (далее - администрация города) несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.2. Инструкция определяет методы, сроки, последовательность осуществления контроля, меры упреждающего контроля.
2. Методы осуществления контроля
2.1. Методами осуществления контроля за исполнением документов и поручений являются:
2.1.1. Анализ исполнения документов и поручений, а также исполнительской дисциплины должностных лиц, под которым понимается комплекс контрольных действий по изучению и анализу статистических и отчетных сведений данных документального контроля, состояния исполнительской дисциплины, внесению предложений и принятию решений по дальнейшей работе с ними. Анализ распространяется на весь объем контролируемых документов и поручений.
2.1.2. Проверка, под которой понимается комплекс контрольных действий по определению соответствия принятых исполнителями мер требованиям документов и поручений.
2.1.3. Служебное расследование, под которым понимается комплекс контрольных действий по анализу соблюдения исполнительской дисциплины должностными лицами.
2.1.4. Меры упреждающего контроля, под которыми понимается совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения документов и поручений.
3. Контролируемые документы и поручения
Контролю за исполнением подлежат:
3.1. Областные документы:
3.1.1. Законы Кировской области.
3.1.2. Указы, распоряжения Губернатора области.
3.1.3. Постановления, распоряжения Правительства области.
3.1.4. Распоряжения Председателя Правительства области.
3.2. Поручения Губернатора области.
3.3. Муниципальные правовые акты:
3.3.1. Решения Котельничской городской Думы с пунктом о контроле в адрес администрации города.
3.3.2. Постановления, распоряжения главы города Котельнича (далее - глава города) с пунктом о контроле в адрес администрации города.
3.3.3. Постановления, распоряжения администрации города Котельнича (далее - администрация).
3.4. Поручения главы администрации, заместителей главы администрации.
3.5. Другие служебные документы.
3.6. На контроль может быть поставлен как документ в целом, так и отдельные его пункты.
4. Организация контроля за исполнением
документов и поручений
4.1. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют заместители главы администрации, должностные лица администрации города, руководители иных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления, которым поручено исполнение документа (поручения) (далее - ответственный исполнитель) и управление организационно-правовой работы и делопроизводства.
4.2. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя:
4.2.1. Постановку документов и поручений на контроль.
4.2.2. Доведение документов и поручений до исполнителя.
4.2.3. Запросы информаций о ходе выполнения документа и поручения.
4.2.4. Анализ хода выполнения документа и поручения.
4.2.5. Информирование главы администрации города о ходе выполнения документов и поручений и внесение предложений о дальнейшей с ними работе.
4.2.6. Проверки, служебные расследования фактического исполнения документов и поручений, соблюдение исполнительской дисциплины должностными лицами.
4.2.7. Обобщение результатов проверок, служебных расследований.
4.3. В структурных подразделениях администрации города на контроль ставятся все документы (поручения), содержащие конкретные указания в их адрес.
Документы оперативного характера контролируются непосредственно исполнителями.
4.4. Резолюции на документах и поручениях должны содержать конкретные поручения, фамилии лиц, ответственных за исполнение, контроль сроков их исполнения, дату и подпись.
В случаях, когда в резолюции исполнителями указано несколько должностных лиц, то координация, согласование с исполнителями, ответственность за исполнение документа и поручения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
4.5. Общий контроль за исполнением документов возлагается на заместителя главы администрации, управляющего делами (далее - управляющий делами).
4.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую работу по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело.
4.7. При поступлении документа в администрацию города он регистрируется заведующим канцелярией администрации города, а в его отсутствие заведующим машинописным бюро (далее - работник канцелярии) и передается главе администрации для наложения резолюции о поручении исполнителю. Работник канцелярии оформляет две контрольные карточки с указанием исполнителей и сроков исполнения. Один экземпляр контрольной карточки с целью контроля за сроками исполнения оставляет у себя, второй экземпляр с документом передает ответственному исполнителю.
4.8. Работник канцелярии ежедневно следит за сроками исполнения документов и поручений.
4.9. Если документ (поручение) не исполнен за 4 календарных дня до срока исполнения документа работник канцелярии передает копию контрольной карточки управляющему делами.
4.10. Работник канцелярии еженедельно представляет управляющему делами информацию о ходе исполнения документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины.
4.11. При неисполнении документа (поручения) в срок ответственный исполнитель представляет управляющему делами служебную записку с указанием причины неисполнения документа (поручения).
4.13. Управляющий делами информирует главу администрации о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
4.14. Ответственный исполнитель на каждый контролируемый документ и поручение оформляет контрольное дело.
Контрольное дело должно содержать:
контролируемые документы и поручения;
контрольную карточку;
план мероприятий по исполнению и организации контроля (по необходимости);
документы, отражающие ход исполнения и контроля;
итоговые справки (информации).
Контрольные дела, заведенные ответственным исполнителем, ежемесячно проверяются управляющим делами и (или) работником канцелярии по поручению управляющего делами.
4.15. Срок исполнения документа (поручения) исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Документы (поручения) с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие отметку "Оперативно", - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
4.16. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения документа и поручения, исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока представляет через управляющего делами главе администрации города аргументированную просьбу о продлении срока исполнения.
4.17. Продление по объективным причинам срока исполнения и снятия с контроля документа и поручения, находящегося на контроле, при наличии итоговой информации осуществляется главой администрации города.
Снятие с контроля других документов и поручений осуществляет руководитель, давший данное поручение.
4.18. Информация по исполнению областных документов и поручений представляется главе администрации на подпись не позднее чем за 5 дней до срока представления информации.
При представлении итоговой информации документы и поручения считаются исполненными и снимаются с контроля. В случае предоставления периодичной информации документы и поручения с контроля не снимаются.
4.19. Решения о снятии с контроля документов и поручений заносятся работником канцелярии в соответствующие контрольные карточки с указанием даты снятия с контроля и лица, принявшего данные решения.
4.20. Контрольные дела по документам и поручениям, снятым с контроля, хранятся у ответственного исполнителя до сдачи в архив.
5. Проведение проверок и служебных расследований
5.1. По поручению главы администрации или по своей инициативе управляющий делами проводит проверки и служебные расследования по исполнению документов. Результаты расследования докладываются главе администрации.
5.2. В случаях выявления по результатам проверок, служебных расследований фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения документов (поручений) управляющий делами вносит главе администрации предложения о привлечении должностных лиц администрации города к дисциплинарной ответственности.
6. Меры упреждающего контроля
При организации исполнения документов, поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
6.1. Определение средств и методов контроля за своевременным исполнением документов и поручений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение.
6.2. Направление ответственным исполнителям предупредительных запросов.
6.3. Внедрение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением документов и поручений с целью регулярного представления главе администрации города соответствующей информации.
6.4. Регулярное заслушивание на совещаниях информации о ходе исполнения документов и поручений.
6.5. Проведение контрольных проверок хода исполнения документов и поручений.
7. Ответственность
Должностные лица несут персональную ответственность за своевременное и эффективное исполнение документов и поручений, достоверность предоставляемой информации.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 сентября 2013 г. № 500
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ,
УКРЕПЛЕНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
В целях совершенствования контроля за исполнением документов и поручений, повышения эффективности контрольной деятельности, укрепления исполнительской дисциплины администрация города Котельнича постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации городского округа города Котельнича Кировской области. Прилагается.
2. Руководителям исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Котельнича до 01.10.2013 разработать и утвердить соответствующие инструкции (порядки) контроля за исполнением документов и поручений.
3. Признать утратившим силу постановление главы администрации города Котельнича от 12.02.2008 № 60-К "Об утверждении Инструкции по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации г. Котельнича".
4. Опубликовать постановление в Сборнике основных муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления городского округа города Котельнича Кировской области.
5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющего делами, начальника управления организационно-правовой работы и делопроизводства Хаустову Г.И.
Глава администрации
города Котельнича
Кировской области
С.Д.БОЛЬШАКОВ
Утверждена
постановлением
администрации г. Котельнича
Кировской области
от 13 сентября 2013 г. № 500
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
И ПОРУЧЕНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации города Котельнича (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок организации контроля за исполнением документов и поручений, регламентирует обязанности, взаимодействие и ответственность всех участников исполнения и контроля за исполнением документов и поручений.
Работники администрации города Котельнича (далее - администрация города) несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.2. Инструкция определяет методы, сроки, последовательность осуществления контроля, меры упреждающего контроля.
2. Методы осуществления контроля
2.1. Методами осуществления контроля за исполнением документов и поручений являются:
2.1.1. Анализ исполнения документов и поручений, а также исполнительской дисциплины должностных лиц, под которым понимается комплекс контрольных действий по изучению и анализу статистических и отчетных сведений данных документального контроля, состояния исполнительской дисциплины, внесению предложений и принятию решений по дальнейшей работе с ними. Анализ распространяется на весь объем контролируемых документов и поручений.
2.1.2. Проверка, под которой понимается комплекс контрольных действий по определению соответствия принятых исполнителями мер требованиям документов и поручений.
2.1.3. Служебное расследование, под которым понимается комплекс контрольных действий по анализу соблюдения исполнительской дисциплины должностными лицами.
2.1.4. Меры упреждающего контроля, под которыми понимается совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения документов и поручений.
3. Контролируемые документы и поручения
Контролю за исполнением подлежат:
3.1. Областные документы:
3.1.1. Законы Кировской области.
3.1.2. Указы, распоряжения Губернатора области.
3.1.3. Постановления, распоряжения Правительства области.
3.1.4. Распоряжения Председателя Правительства области.
3.2. Поручения Губернатора области.
3.3. Муниципальные правовые акты:
3.3.1. Решения Котельничской городской Думы с пунктом о контроле в адрес администрации города.
3.3.2. Постановления, распоряжения главы города Котельнича (далее - глава города) с пунктом о контроле в адрес администрации города.
3.3.3. Постановления, распоряжения администрации города Котельнича (далее - администрация).
3.4. Поручения главы администрации, заместителей главы администрации.
3.5. Другие служебные документы.
3.6. На контроль может быть поставлен как документ в целом, так и отдельные его пункты.
4. Организация контроля за исполнением
документов и поручений
4.1. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют заместители главы администрации, должностные лица администрации города, руководители иных исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления, которым поручено исполнение документа (поручения) (далее - ответственный исполнитель) и управление организационно-правовой работы и делопроизводства.
4.2. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя:
4.2.1. Постановку документов и поручений на контроль.
4.2.2. Доведение документов и поручений до исполнителя.
4.2.3. Запросы информаций о ходе выполнения документа и поручения.
4.2.4. Анализ хода выполнения документа и поручения.
4.2.5. Информирование главы администрации города о ходе выполнения документов и поручений и внесение предложений о дальнейшей с ними работе.
4.2.6. Проверки, служебные расследования фактического исполнения документов и поручений, соблюдение исполнительской дисциплины должностными лицами.
4.2.7. Обобщение результатов проверок, служебных расследований.
4.3. В структурных подразделениях администрации города на контроль ставятся все документы (поручения), содержащие конкретные указания в их адрес.
Документы оперативного характера контролируются непосредственно исполнителями.
4.4. Резолюции на документах и поручениях должны содержать конкретные поручения, фамилии лиц, ответственных за исполнение, контроль сроков их исполнения, дату и подпись.
В случаях, когда в резолюции исполнителями указано несколько должностных лиц, то координация, согласование с исполнителями, ответственность за исполнение документа и поручения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
4.5. Общий контроль за исполнением документов возлагается на заместителя главы администрации, управляющего делами (далее - управляющий делами).
4.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую работу по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело.
4.7. При поступлении документа в администрацию города он регистрируется заведующим канцелярией администрации города, а в его отсутствие заведующим машинописным бюро (далее - работник канцелярии) и передается главе администрации для наложения резолюции о поручении исполнителю. Работник канцелярии оформляет две контрольные карточки с указанием исполнителей и сроков исполнения. Один экземпляр контрольной карточки с целью контроля за сроками исполнения оставляет у себя, второй экземпляр с документом передает ответственному исполнителю.
4.8. Работник канцелярии ежедневно следит за сроками исполнения документов и поручений.
4.9. Если документ (поручение) не исполнен за 4 календарных дня до срока исполнения документа работник канцелярии передает копию контрольной карточки управляющему делами.
4.10. Работник канцелярии еженедельно представляет управляющему делами информацию о ходе исполнения документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины.
4.11. При неисполнении документа (поручения) в срок ответственный исполнитель представляет управляющему делами служебную записку с указанием причины неисполнения документа (поручения).
4.13. Управляющий делами информирует главу администрации о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
4.14. Ответственный исполнитель на каждый контролируемый документ и поручение оформляет контрольное дело.
Контрольное дело должно содержать:
контролируемые документы и поручения;
контрольную карточку;
план мероприятий по исполнению и организации контроля (по необходимости);
документы, отражающие ход исполнения и контроля;
итоговые справки (информации).
Контрольные дела, заведенные ответственным исполнителем, ежемесячно проверяются управляющим делами и (или) работником канцелярии по поручению управляющего делами.
4.15. Срок исполнения документа (поручения) исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Документы (поручения) с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие отметку "Оперативно", - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
4.16. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения документа и поручения, исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока представляет через управляющего делами главе администрации города аргументированную просьбу о продлении срока исполнения.
4.17. Продление по объективным причинам срока исполнения и снятия с контроля документа и поручения, находящегося на контроле, при наличии итоговой информации осуществляется главой администрации города.
Снятие с контроля других документов и поручений осуществляет руководитель, давший данное поручение.
4.18. Информация по исполнению областных документов и поручений представляется главе администрации на подпись не позднее чем за 5 дней до срока представления информации.
При представлении итоговой информации документы и поручения считаются исполненными и снимаются с контроля. В случае предоставления периодичной информации документы и поручения с контроля не снимаются.
4.19. Решения о снятии с контроля документов и поручений заносятся работником канцелярии в соответствующие контрольные карточки с указанием даты снятия с контроля и лица, принявшего данные решения.
4.20. Контрольные дела по документам и поручениям, снятым с контроля, хранятся у ответственного исполнителя до сдачи в архив.
5. Проведение проверок и служебных расследований
5.1. По поручению главы администрации или по своей инициативе управляющий делами проводит проверки и служебные расследования по исполнению документов. Результаты расследования докладываются главе администрации.
5.2. В случаях выявления по результатам проверок, служебных расследований фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения документов (поручений) управляющий делами вносит главе администрации предложения о привлечении должностных лиц администрации города к дисциплинарной ответственности.
6. Меры упреждающего контроля
При организации исполнения документов, поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
6.1. Определение средств и методов контроля за своевременным исполнением документов и поручений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение.
6.2. Направление ответственным исполнителям предупредительных запросов.
6.3. Внедрение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением документов и поручений с целью регулярного представления главе администрации города соответствующей информации.
6.4. Регулярное заслушивание на совещаниях информации о ходе исполнения документов и поручений.
6.5. Проведение контрольных проверок хода исполнения документов и поручений.
7. Ответственность
Должностные лица несут персональную ответственность за своевременное и эффективное исполнение документов и поручений, достоверность предоставляемой информации.
------------------------------------------------------------------